Ét driftsystem til bestilling, planlægning, montøren i marken, anlæg/udstyr, timer, materialer og faktura. Til virksomheder, der lever af service og montage.
Sådan ser hverdagen ofte ud i servicefag
Kender I det?
Tiden forsvinder mellem systemerne, ikke i dem.
Ordrestyring
Regnskab
Lager
Kalender
Timer
Telefon & sedler
Mange systemer, der ikke rigtig taler sammen
Samme oplysning tastes ind flere steder
Kontoret jagter svar på telefonen
Timer og materialer, der aldrig kommer med på fakturaen
Problemet er sjældent de enkelte systemer. Det er hullerne imellem dem.
Idéen
Ét spor fra opkald til faktura
BestillingOpgaven tastes én gang
›
PlanlægningRette montør, rette dag
›
UdførelseTjekliste, fotos, underskrift
›
RegistreringTimer, materialer, kørsel
›
Anlæg/udstyrÉn label, hele historikken
›
FakturaLinjerne laver sig selv
Det hele hører til samme sag. Hvad montøren skriver på i marken, kan kontoret se med det samme, og det kommer med på fakturaen.
Planar er driften. Regnskabet bliver i jeres regnskabssystem, og det laver vi ikke om. Hvert system gør det, det er bedst til.
Udfordring 1 af 5
Sagen, der lå og ventede, uden at nogen vidste det
Kender I det? Kunden skulle vende tilbage. Leverandøren skulle bekræfte. Tre uger senere ringer kunden og spørger, hvad der sker. Ingen havde sagen på en liste.
Status sættes på sagen, fx "Afventer kundesvar"
Opfølgningsdato følger med af sig selv, fx 7 dage, og kan rettes
Sagen står på huskelisten, ældste opfølgning øverst
Overskredet? Så lyser den rødt, til nogen tager sig af den
HuskelisteEksempel
3 dage overAfventer kundesvarSvar om udskiftning af motor
1 dag overAfventer leverandørsvarReservedel til pumpe
I dagGenbesøgKontrol efter reparation
Om 2 dageMangler v. fakt.Timer mangler fra montøren
Om 5 dageAfventer / StandbyVenter på adgang til teknikrum
Udfordring 2 af 5
"Hvad blev der lavet sidst på det her?"
Kender I det? Montøren står ved udstyret, ringer til kontoret, og kontoret leder i gamle sager efter et serienummer, som ingen er sikre på.
Første besøg: Montøren registrerer udstyret og sætter en label på
›
Næste besøg: Montøren scanner samme label, og udstyret er på sagen
›
Hvert besøg lægger sig på det rigtige anlæg/udstyr
Scan og se model, datablade, tjeklister og tidligere besøg med billeder
Fejl, årsag og fix ligger på udstyret, så man kan se, hvad der går igen
Serviceaftaler opretter selv næste eftersyn, så intet eftersyn bliver glemt
Historikken er 100 %
Den afhænger ikke af, at nogen vælger det rigtige udstyr på en liste eller husker et serienummer. Uanset hvilken montør der kommer.
Udfordring 3 af 5
Sedler, private fotos og "det skriver jeg på fredag"
Kender I det? Timesedlen afleveres fredag. Varerne står i hovedet. Billedet ligger på montørens egen telefon. Og kontoret gætter, når fakturaen skal laves.
Dagens opgaver i lommen
Opgaver, kontorets noter og ruten, så snart telefonen tændes.
Timer med ét tryk
Start og stop på stedet. Timerne bruges til både løn og faktura.
Varer på sagen
Hurtigvalg for de mest brugte varer. Kørsel beregnes af sig selv.
Tjeklister
Samme gennemgang hver gang, så montøren ikke glemmer noget.
Fotos og underskrift
Billeder lander på sagen, og kunden kvitterer på skærmen.
Salgstips
Gammelt udstyr? Ét tryk sender et tip til kontoret.
Udfordring 4 af 5
"Hvor er Jonas, og er de færdige hos kunden?"
Kender I det? Kunden ringer og spørger, hvornår montøren kommer. Kontoret ringer til montøren. Montøren står med hænderne i udstyret. Ingen bliver klogere.
Træk og slip opgaver ud på montør og dag. Montøren ser det med det samme på telefonen
På vej, i gang eller færdig. Kontoret kan se det uden at ringe
Fælles pulje med ledige opgaver, som montørerne selv kan tage fra
Ferie, kursus og fri står i planen, så ingen bliver sat på en opgave, når de ikke er der
Live-tavle på kontoret
Opgaverne opdelt på status, og de sene er markeret tydeligt. Tavlen opdaterer sig selv og kan hænge på en skærm, så alle ser det samme billede.
Udfordring 5 af 5
"Det skal jeg lige trække en liste på"
Kender I det? Svaret ligger i systemet, men det tager en halv dag at få det ud. Så bliver spørgsmålet ikke stillet.
Alt det, montørerne registrerer, kan I spørge til på almindeligt dansk. Jeres AI-assistent kigger i sager, udstyr, timer og varer og svarer med det samme.
Overblik på tværs
Det, en erfaren overmontør ville spørge om
Hvilket udstyr har vi været ude ved mere end tre gange i år?
Hvilke årsager går igen på udstyr af samme model?
I hverdagen
Svar i stedet for opkald
Hvad har vi lavet hos kunden i Hvidovre i dag?
Hvad mangler, før de fem sager fra sidste uge kan faktureres?
Til kundemødet
Klar på et minut
Lav et overblik over kundens udstyr: besøg og reparationer per enhed.
Hvilke eftersyn hos kunden forfalder i næste kvartal?
Kort sagt
Hvad får I ud af det?
For jer, der styrer
Overmontør og kontor
Ingen sag bliver glemt. Hver status sætter selv en opfølgningsdato
Se, hvem der har gang i hvad, uden at ringe rundt
Spørg jeres egne data på almindeligt dansk
For montøren
Ude hos kunden
Dagens opgaver, noter og rute i lommen
Scan labelen, og hele historikken er der
Timer, varer, fotos og underskrift med få tryk. Ingen sedler om fredagen
For bundlinjen
Ejer og bogholderi
Intet bliver glemt på fakturaen. Timer, varer og kørsel følger med af sig selv
Aftalt arbejde glipper ikke. Serviceaftaler opretter selv næste eftersyn
Fra færdig sag til faktura uden at taste noget igen
Planar leveres af Liemba. Regnskabet bliver i jeres eget regnskabssystem.